Đang tải... (xem toàn văn)
Nhóm 3 i MỤC LỤC HỌP BÁO ...................................................................................................................... 1 I. Họp báo là gì? ............................................................................................................ 1 II. Lợi ích của họp báo đối với doanh nghiệp ............................................................ 1 III. Các loại họp báo và các ví dụ về họp báo ............................................................ 2 1. Reactive press conference: ......................................................................................... 2 2. Proactvie press conference: ........................................................................................ 3 IV. Đánh giá hiệu quả của họp báo: ........................................................................... 7 V. Các bƣớc và biện pháp đề phòng rủi ro trong tổ chức họp báo: ........................ 9 1. Trước khi họp báo .................................................................................................... 10 1.1. Chuẩn bị phần nội dung ......................................................................................... 10 1.2. Địa điểm tổ chức họp báo ...................................................................................... 11 1.3. Mời khách: ............................................................................................................. 12 1.4. Chuẩn bị tư liệu họp báo........................................................................................ 13 1.5. Thảo luận với MC và người diễn thuyết ............................................................... 14 1.6. Diễn tập .................................................................................................................. 14 2. Buổi họp báo bắt đầu ................................................................................................ 15 3. Sau khi họp báo ........................................................................................................ 16 VI. Điều kiện tổ chức họp báo ................................................................................... 16 VII. Các Biện Pháp Phòng Ngừa Rủi Ro Xảy Ra Trong Họp Báo ........................ 19 1. “Những vị khách không mời mà đến”: ..................................................................... 19 2. Phóng viên quan trọng không đến tham dự buổi họp báo ........................................ 20 3. Những sự cố khác ..................................................................................................... 21
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƢỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP TP HCM KHOA: THƢƠNG MẠI – DU LỊCH - - BÀI TIỂU LUẬN QUAN HỆ CÔNG CHÚNG Đề tài: “HƯỚNG DẪN TỔ CHỨC HỌP BÁO” Giảng viên : ThS Lê Thị Hồng Thuỷ Nhóm : 03 Lớp : DHKQ8AVL MỤC LỤC HỌP BÁO I Họp báo gì? II Lợi ích họp báo doanh nghiệp III Các loại họp báo ví dụ họp báo Reactive press conference: 2 Proactvie press conference: IV Đánh giá hiệu họp báo: V Các bƣớc biện pháp đề phòng rủi ro tổ chức họp báo: Trước họp báo 10 1.1 Chuẩn bị phần nội dung 10 1.2 Địa điểm tổ chức họp báo 11 1.3 Mời khách: 12 1.4 Chuẩn bị tư liệu họp báo 13 1.5 Thảo luận với MC người diễn thuyết 14 1.6 Diễn tập 14 Buổi họp báo bắt đầu 15 Sau họp báo 16 VI Điều kiện tổ chức họp báo 16 VII Các Biện Pháp Phòng Ngừa Rủi Ro Xảy Ra Trong Họp Báo 19 “Những vị khách không mời mà đến”: 19 Phóng viên quan trọng khơng đến tham dự buổi họp báo 20 Những cố khác 21 Nhóm i HỌP BÁO I Họp báo gì? Họp báo họp với nhà báo mời số khách mời có liên quanđến để cơng bố, tuyên bố điều quan trọng tổ chúc hay danh nghiệp, nhằm mục đích thơng tin họp sược đưa đến công chúng, hoạt động diễn thường xuyên, nhằm mục tiêu loan báo thông tin cần thiết từ chủ thể (cá nhân tổ chức) với phương tiện truyền thông đại chúng để thơng tin đến với cơng chúng Họp báo hình thức để kết nối doanh nghiệp với giới truyền thông cộng đồng thông qua việc tổ chức buổi họp báo nhằm cung cấp thông tin cho đơn vị thơng tấn, báo chí… để giúp doanh nghiệp đạt mục tiêu truyền thơng Thơng qua nhằm giải vấn đề doanh nghiệp việc: - Tung sản phẩm - Làm sản phẩm cũ - Nâng cao uy tín - Doanh nghiệp gặp khủng hoảng… II Lợi ích họp báo doanh nghiệp Thơng qua việc cung cấp thông tin cần thiết cho giới truyền thơng họp báo công cụ PR để giúp doanh nghiệp đạt mục tiêu truyền thơng Cụ thể: Cung cấp thông tin cho giới truyền thông: Đối với doanh nghiệp, hoạt động liên quan tới giới truyền thơng nhằm mục đích cuối nâng cao hình ảnh cơng ty Do kiện tung sản phẩm mới, chiến dịch quảng cáo, event cần tiếp cận tới cơng chúng Do việc cung cấp thơng tin cho giới truyền thơng thơng qua tiếp cận công chúng hoạt động thường xuyên doanh nghiệp Và họp báo công cụ bắt buộc để cung cấp thông tin cho giới truyền thơng Nhóm Trang Như ta biết, PR công cụ quan trọng doanh nghiệp để xây dựng hình ảnh mắt cơng chúng để đưa hoạt động đến với công chúng phải thông qua đơn vị truyền thơng Và từ họp báo, cơng cụ trung gian doanh nghiệp giới truyền thông để từ cung cấp thơng tin cần thiết doanh nghiệp III Các loại họp báo ví dụ họp báo Theo tìm hiểu nhóm, chia họp báo thành hai loại theo tính chất thông tin Reactive press conference: họp báo nhằm để phản ứng lại với dư luận sau vấn đề xảy ra, nhằm để giải thích làm rõ, thơng tin thêm cho người biết việc - Các họp báo giải khủng hoảng thường có nội dung mời chuyên gia trao đổi trực tiếp với phóng viên vấn đề mà cơng ty gặp phải, mục đích thường đính thông tin đảm bảo rõ ràng thông tin cung cấp cho nhà báo, công chúng, tạo niềm tin, củng cố vị trí sản phẩm dối với cơng chúng Ví dụ: Họp báo giải khủng hoảng Nutifood Ngày 04/10/2004, trang 2, báo Tuổi Trẻ báo nguyên trang Trung Tâm Dinh Dưỡng, mà có dịng chữ liên quan đến Nutifood: “Thanh tra (Sở Y tế) đề nghị phải làm rõ việc Công ty NutiFood sử dụng sữa nguyên liệu phẩm chất, nhập từ nước (Úc) vào Việt Nam để chế biến sữa thành phẩm” Bài báo phóng viên trang Y tế tờ báo LTH ký tên Khủng hoảng xảy cho công ty, trường mầm non hủy hợp đồng nhận sữa cơng ty từ buổi sáng hơm Mỗi 15 phút, công ty lại nhận tin xấu cơng ty thành lập Ban Kiểm sốt khủng hoảng tập trung động viên tinh thần cho cán công nhân viên, chuẩn bị xếp hồ sơ, chứng từ nguồn gốc, quy cách kiểm tra chất lượng, quy cách kiểm tra chất lượng nguyên liệu đầu vào để làm chứng sẵn nói chuyện với báo giới việc ban kiểm soát phải “tách câu chuyện Nutifood khỏi vấn đề Trung tâm dinh dưỡng Nhóm Trang Ngày 07/10/2004 công ty tổ chức họp báo Mọi công việc tiến hành khẩn trương Nhà máy chuẩn bị kỹ phần tài liệu Một người cử Hà Nội liên hệ với Cục Vệ sinh an toàn thực phẩm Một nhà cung cấp nguyên liệu sữa công ty nước đề nghị nước Trong buổi họp nhà cung cấp nguyên vật liệu chúng tơi đứng lên trình bày rõ ràng chi tiết Đại diện công ty Murray Goulburn trình bày quy trình kiểm sốt chất lượng sữa xuất Úc, đại diện New Zealand Milk tóm lại vấn đề đơn giản: “Khơng thể có chuyện Nutifood nhập sữa nguyên liệu phẩm chất từ Úc, chẳng có thứ sữa phẩm chất tồn nước Úc, nói đến chuyện lọt qua hàng rào kiểm soát chất lượng quốc gia” Buổi tối ngày, công ty nhận nhiều tin tốt Công vận động báo giới công ty với họp báo có kết Các tịa soạn ngả phía cơng ty, thái độ phê phán họ công ty dịu lại Proactvie press conference: họp báo dung để loan tin trước kiện diễn nhằm thông báo để thu hút ý người, chuẩn bị tốt cho chương trình, kiện diễn - Nội dung họp báo dạng thường giới thiệu mục đích, ý nghĩa, thời gian, địa điểm, nội dung kiện Mục đích buổi họp báo nhằm giới thiệu quảng bá kiện tổ chức nhằm khẳng định thương hiệu công ty, PR cho thân sản phẩm (nếu họp báo việc mắt sản phẩm) Ví dụ: Họp báo giới thiệu event, họp báo công bố kiện thể thao, âm nhạc, giới thiệu sản phẩm Họp báo “Hội chợ triển lãm kinh tế nông nghiệp Việt Nam 2009” Ngày 19/05, Ban tổ chức Hội chợ triển lãm kinh tế nông nghiệp Việt Nam 2009 tổ chức buổi họp báo giới thiệu chương trình Hội chợ Với chủ đề: “Xây dựng phát triển khu vực kinh tế trọng điểm tiến trình hội nhập kinh tế quốc tế”, Hội chợ triển lãm kinh tế nông nghiệp Việt Nam 2009 diễn từ ngày 16/06 đến 21/06/2009 sân vận động thị xã Long Khánh, tỉnh Đồng Nai Hội chợ năm Nhóm Trang bảo trợ của Bộ Nông nghiệp Phát triển nông thôn, Bộ Công thương UBND tỉnh Đồng Nai, dự kiến Hội chợ đón nhận tham gia gần 200 đơn vị, doanh nghiệp với quy mô 400 gian hàng trưng bày, giới thiệu thiết bị, sản phẩm phục vụ sản xuất nông nghiệp – lâm nghiệp sản phẩm tiêu dùng phục vụ nhân dân Đồng thời, Hội chợ diễn hoạt động phong phú, thiết thực như: tổ chức buổi hội thảo diễn đàn Khuyến nông @ công nghệ với chuyên đề: “Ứng dụng công nghệ sinh học sản xuất nông nghiệp”; “Thực hành nông nghiệp tốt – GAP rau quả”; “Tác động biện pháp phịng ngừa bệnh cúm A/H1N1” Song song tổ chức Hội thi như: đấu xảo trái ngon Đông Nam Bộ, xét trao “Cúp vàng Thần nơng hội nhập” cho thương hiệu điển hình, trao “huy chương vàng” cho sản phẩm chất lượng cao…Ngồi ra, Ban tổ chức cịn tổ chức hoạt động bên lề tặng quà cho học sinh nghèo hiếu học, tư vấn kỹ thuật nông nghiệp, đưa đón nơng dân tham quan Hội chợ, tham dự Hội thảo…Dự kiến Hội chợ này, Đồng Nai đem giới thiệu sản phẩm trồng vật ni mạnh như: bưởi, chơm chơm, xồi, mít, măng cụt, heo, gà… Họp báo giới thiệu Fetival Hoa Đà Lạt 2010 Ngày 05/11/2009, Hà Nội, UBND tỉnh Lâm Đồng tổ chức buổi họp báo thơng tin thức Festival hoa Đà Lạt 2010- kiện văn hóa mở đầu năm kỷ niệm 1000 năm Thăng Long- Hà Nội Nhóm Trang Với chủ đề thật gần gũi “Đà Lạt- Thành phố ngàn hoa”, Festival hoa Đà Lạt 2010 tổ chức ngày, từ ngày 01- 04/ 01/ 2010 với nhiều hoạt động phong phú, đặc sắc Họp báo giới thiệu Lễ trao giải thƣởng Sao Vàng Đất Việt 2009 Ngày 26/8/2009 Hà Nội, Trung ương Hội nhà DNT Việt Nam tổ chức họp báo giới thiệu kết bình chọn giải thưởng Sao Vàng đất Việt năm 2009 hoạt động Lễ trao giải thưởng Tham dự chủ trì buổi họp báo có anh Nguyễn Phước Lộc, Phó Chủ tịch thường trực Hội liên hiệp niên Việt Nam; anh Nguyễn Văn Long, Chánh văn phòng Uỷ ban quốc gia hợp tác kinh tế quốc tế; anh Nguyễn Mạnh Cường, Phó Chủ tịch thường trực Hội DNT Việt Nam; anh Vy Tư Liệu, Phó trưởng Ban Tuyên giáo Trung ương Đồn Trên 50 phóng viên đại diện cho quan báo chí trung ương địa phương đến dự đưa tin Giải thưởng Sao Vàng đất Việt (SVĐV), giải thưởng uy tín mong đợi nhiều cộng đồng doanh nghiệp Việt Nam hồn tất q trình bình chọn năm 2009 tiến hành Lễ trao giải thưởng vào ngày Quốc khánh 2/9/2009 Lễ trao Nhóm Trang giải thưởng năm tổ chức đặc biệt trang trọng Trung tâm hội nghị quốc gia Mỹ Đình, Hà Nội để tôn vinh 200 thương hiệu hàng đầu Việt Nam vượt qua suy thối, cạnh tranh thành cơng thị trường quốc tế Họp báo giới thiệu sản phẩm: + Họp báo ca sĩ Hồ Ngọc Hà: Ngày 19/06/2009 Hồ Ngọc Hà tổ chức buổi họp báo thức cơng bố dự án âm nhạc lớn 2009, kế hoạch tới cô Dự án lớn Hồ Ngọc Hà chương trình “ Cùng Hồ Ngọc Hà truyền phép lạ mềm mượt đến mái tóc”, chương trình hoành tráng Hồ Ngọc Hà với hợp tác tổ chức nhãn hàng sunsilk Tour diễn diễn từ ngày 01/08 - 30/08 qua tỉnh thành phố lớn nước: Cần thơ, Khánh Hòa, Hải Phòng, Đà Nẵng, Đà Lạt, Hà Nội Tp.Hồ Chí Minh Trong họp báo, Hồ Ngọc Hà giới thiệu album “ Hồ Ngọc Hà – The first single” + Họp báo ca sĩ Ƣng Hồng Phúc: Ngày 09/11, Ưng Hồng Phúc thức đánh dấu trở lại với Vpop buổi họp báo hoành tráng nhằm giới thiệu sản phẩm - single "Căn gác trống" Showroom Audi, Tp.HCM Với single này, Ưng Hồng Phúc khơng muốn tái khẳng định tên tuổi làng nhạc mà cịn tạo sóng mới, xu hướng việc phát hành Bên cạnh đó, khuyến khích khán giả nói riêng người u nhạc nói chung ủng hộ sản phẩm gốc Nhóm Trang “nói khơng với băng đĩa lậu” Đặc biệt, đến với buổi họp báo 60 phóng viên, báo đài, cịn có xuất chung vui hai "chân dài" đình đám - Hồng Điệp, Chung Thục Qun anh chàng Chí Thiện "Căn gác trống" ca khúc R&B Ưng Hoàng Phúc chọn lựa kĩ lưỡng để đưa vào dự án quan trọng mang tính đột phát Tuy nhiên xuất single, "Căn gác trống" xuất thêm ba phiên phụ khác Rock, Dance Acoustic để mang đến mẻ cho khán giả Đặc biệt, phần videoclip tặng kèm có đủ cho phiên Trong đó, phiên R&B đầu tư quay video clip cực đẹp bước nhảy mạnh mẽ, phiên rock acoustic lại quay sân khấu, phiên dance với hình ảnh hậu trường quay video clip Đây single Ưng Hoàng Phúc chăm chút đầu tư hồnh tráng với cộng nghệ đĩa blu-ray (dạng đĩa trình chiếu hình ảnh với chuẩn Full HD chất lượng cao) IV Đánh giá hiệu họp báo: Như bao chiến dịch truyền thơng khác, loại hình lại có hình thức đánh giá riêng nó, họp báo Làm để đánh giá xác hiệu việc họp báo việc thật không dễ dàng, ta dựa vào tiêu chí sau để đánh giá hiệu việc họp báo: Mục đích cơng ty: thơng qua mục tiêu đặt ban đầu tổ chức họp báo để giải vấn đề việc đạt tiêu mục tiêu thước đo quan trọng chuẩn xác việc đánh giá hiệu họp báo Các giai đoạn đánh giá: họp báo có giai đoạn thực Do cơng ty chia giai đoạn thực , phải chia giai đoạn đánh giá Cùng với việc đạt kết tốt, việc chia giai đoạn giúp cơng ty thực việc phù hợp hoạt động trước khơng đem lại kết mong muốn Xem lại mốc thời gian khác trình tổ chức họp báo đưa điểm đánh giá tương ứng Nhóm Trang Ngồi ra, cơng ty phải đặt điểm chuẩn cho q trình đánh giá Cho dù kế hoạch bán hàng, nâng cao nhận thức hay tăng thời lượng đưa tin, hay thay đổi thái độ, tiêu chí khác nữa, bảng đánh giá có tính thuyết phục hơn, tính hiệu việc họp báo so sánh trước sau Điều có nghĩa vào thời điểm thực xong họp báp, công ty phải đo lường xem tiêu hoàn thành đến đâu Các thƣớc đo tiềm năng: + Tần xuất xuất báo Có báo viết nội dung họp báo? Giọng điệu báo (tiêu cực hay tích cực)? Những tờ báo đưa tin? Đưa tin trang nào, phần nào? Cơng chúng họ ai? Cơng ty có đạt hình ảnh mong muốn khơng? Họ có lấy lại thông điệp bạn không? Người phát ngơn bạn có dẫn lời khơng? Các báo viết chương trình bạn nội dung nội dung điểm qua, thêm thắt? Phương pháp đánh giá theo cách đa dạng, cơng ty dực vào tiêu chí để đánh giá báo… + Tương tác mạng Bao nhiêu người đọc viết nội dung công ty muốn đưa thông tin? Thời gian họ lưu trang cơng ty? Có trang đặc biệt mà họ ghé thăm nhiều nhất? Tỷ lệ người quay trở lại đọc trang bạn nào? Thông qua comment, liên kết ngược, v.v… đánh giá khách quan người đọc phản hồi thơng tin cơng ty muốn đưa Nhóm Trang Các đối tƣợng liên quan: Các đối tượng liên quan phản ứng nào? Đón nhận từ phía công chúng: Bao nhiêu thư / email / điện thoại bạn nhận vấn đề này? Nhiều hay thường lệ? Giọng điệu báo chí nhƣ nào?: Các nhà báo hỏi/nói điều gì? Mốc quan trọng Tiến hành nghiên cứu / khảo sát thị trường trước, sau (thậm chí khi) thực truyền thông cải thiện số, ví dụ thái độ công chúng Tập trung vào nhóm Trên khơng phải tồn cơng cụ cơng ty sử dụng để đo lường mà bắt đầu Việc đánh giá đa dạng, cơng ty thiết kế cho phù hợp với nội dung tính chất chương trình Nhưng quan trọng kết đạt có đáp ứng đủ tiêu việc họp báo đề hay không? Và thông qua việc đáp ứng tiêu giai đoạn họp báo giúp công ty đạt mong muốn việc thơng qua “Bên thứ ba” truyền tải thông tin đến đối tượng khách hàng mục tiêu công ty V Các bƣớc biện pháp đề phòng rủi ro tổ chức họp báo: Họp báo hình thức để kết nối doanh nghiệp với giới truyền thông cộng đồng Để có buổi họp báo ấn tượng địi hỏi phải tiến hành khối lượng cơng việc khơng nhỏ Nếu cảm thấy khoản kinh phí bỏ cho việc thuê công ty PR chuyên tổ chức dịch vụ họp báo tốn kém, bạn hoàn tồn tự trang bị cho kiến thức để tự tổ chức buổi họp báo trang trọng gọn nhẹ, lôi giới truyền thông đến tham dự Nhiều nhà quản lý phải loay hoay lâu nhận yêu cầu tổ chức buổi họp báo Nhóm Trang Khái niệm họp báo quen thuộc với hầu hết người, xuất liên tục truyền hình, mặt báo, làm để có buổi họp báo đàng hồng, đạt u cầu, cịn khái niệm xa lạ với nhiều người Để bắt tay vào việc tổ chức họp báo, bạn nắm kỹ bước sau: Trƣớc họp báo 1.1 Chuẩn bị phần nội dung Giới nhà báo đến với kiện công ty bạn để lấy thông tin Bạn nên nhớ thông tin “nhân vật” họp báo Do đó, nhà tổ chức cần đảm bảo phần thông tin giới thiệu kiện thông tin xác đáng Hãy thử hình dung, bạn mời nhà báo người, khơng đến dự, chắn lý phần nội dung không đáng quan tâm Bước để tổ chức họp báo phải đảm bảo có tin Đối với doanh nghiệp lớn, có uy tín thương hiệu, chuyện thành vấn đề Nhưng doanh nghiệp nhỏ, thu hút báo giới đối tượng khác có liên quan đến tham dự buổi họp báo khó Đặc biệt phóng viên khơng ưa dung thời gian vào việc mà họ không cho kiện có tin tức khác mời gọi họ Phóng viên khơng ưa dùng thời gian vào việc mà họ không cho kiện họ có tin tức khác mời gọi Trước bạn bắt đầu triển khai buổi họp báo, thăm dị thái độ phận có liên quan xem có nên họp báo hay khơng, đặc biệt xem thử nội dung họp báo có hút hay khơng? Lưu ý khơng nên hỏi ý kiến phóng viên để lộ thơng tin Để xây dựng nội dung cho buổi họp báo, làm số bước sau để nội dung buổi họp báo thật thu hút đối tượng tham dự thành công: - Xác định chủ đề buổi họp báo xem có cần đưa tin khơng - Xác định xem họp báo có thật cần thiết khơng - Quyết định xem nói lời khai mạc - Viết sẵn ý phát biểu Nhóm Trang 10 - Xác định câu hỏi hỏi câu trả lời thích hợp Những câu phải rộng chủ đề họp báo, phóng viên hỏi vấn đề khác Một số quan báo chí lưu danh mục chủ đề vi tính thường xuyên cập nhật, viết lần họp báo - Quyết định xem ai, có, giới thiệu ngừơi phát biểu họp báo tuyên bố kết thúc 1.2 Địa điểm tổ chức họp báo Có nhiều lựa chọn cho buổi họp báo công ty bạn Một điều bạn cần phải nhớ tiêu chuẩn phịng họp báo phải đảm bảo khơng gian, điều kiện tác nghiệp cho phóng viên, quay phim, kỹ thuật thu Các trung tâm hội nghị, phòng họp khách sạn với trang bị kỹ thuật đầy đủ thường lựa chọn hàng đầu công ty ngày Bên cạnh yếu tố kỹ thuật, phải đảm bảo điều kiện ánh sáng, trang trí lịch sự, khơng phơ trương Ngồi ra, địa điểm tổ chức nên cách xa với khu vực sản xuất hay làm việc công ty để tránh thơng tin ngồi ý muốn bị rị rỉ bên ngồi gây bất lợi cho doanh nghiệp Một số cơng ty muốn “chơi trội”, lựa chọn khơng gian ngồi trời cho họp báo Tuy nhiên, bạn nghĩ họp báo ngổn ngang: khơng có bục đứng tác nghiệp cho quay phim, phóng viên ảnh âm thu tồn nghe tiếng gió Chọn địa điểm tiện lợi có đủ phương tiện kỹ thuật cho truyền thơng Địa điểm trông phải hấp dẫn làm tăng hiệu thơng điệp Ví dụ, chủ đề họp báo lĩnh vực nông nghiệp, nên chọn nông trại Nếu chủ đề giáo dục, thư viện trường địa điểm thích hơp Xác định xem có sử dụng phương tiện nghe nhìn khơng Có phương tiện hỗ trợ hình ảnh sơ đồ lớn để quan chức trình bày họp báo hay không? Đặt phương tiện gần với người trình bày để sau chúng xuất phương tiện truyền thông Những minh họa trực quan cần in cho vào cặp tài liệu họp báo để phóng viên tham khảo viết in báo hay truyền Nhóm Trang 11 Bên cạnh, chọn địa điểm nên lưu ý số chi tiết nhỏ lại có ảnh hưởng đến thành công buổi họp báo: - Xác định xem bạn có cần phịng tiếp khách khơng - Cần có đủ diện tích để đáp ứng nhu cầu kỹ thuật phóng viên - Phải có đủ tên, số điện thoại, điện thoại di động cán chủ chốt địa điểm, đội trưởng an ninh, đội trưởng bảo dưỡng kỹ thuật nhân viên quan hệ công chúng - Chọn ngày cho họp báo cách cẩn thận Kiểm tra kiện lịch trình dài hạn doanh nghiệp để đảm bảo khơng có mâu thuẫn với kiện thơng tin khác ngày hơm 1.3 Mời khách: Lời mời, thường dạng mời tư vấn truyền thông, cần trang trọng, lịch thiệp thật ngắn gọn, gồm: chủ đề, địa điểm, thời gian, nhân vật có mặt tham gia trả lời vấn buổi họp báo Doanh nghiệp cần chủ động gửi email, fax cho quan báo chí từ trước tuần đến mười ngày trước gửi giấy mời thức Hãy cố gắng để quan báo chí khơng bỏ quên lời mời bạn Tương tự, nhân vật khác có liên quan đến buổi họp báo, doanh nghiệp gửi thư mời điện tử trước để họ xếp thời gian tham dự, sau gửi giấy mời thức Gọi điện cho khách mời hai ngày trước kiện để nhắc họ nhằm mục đích biết đến, không đến để xếp phịng họp phù hợp Về báo giới, ngồi phóng viên thường xuyên viết doanh ngiệp này, bạn mở rộng danh sách phóng viên, tùy thuộc chủ đề Ví dụ, nội dung họp báo mơi trường, bạn nên thơng báo cho phóng viên mơi trường Bên cạnh nên mời thêm bên liên quan : đối tác làm ăn, phận nhà phân phối, khách sạn, nhà hàng, tùy vào mức độ nghiêm trọng họp báo mà khách mời khác Nhóm Trang 12 Một số công tác cần thực mời khách: - Lên lịch thông báo họp báo - Gửi fax thư điện tử cho báo chí khách mời xa, có quan tâm đến dự họp báo - Dự trù đủ thời gian để viết tin, in ấn, tập hợp vận chuyển tư liệu liên quan, túi tài liệu, trang thơng tin/số liệu, thơng cáo báo chí, tiểu sử tranh ảnh để gửi đến khách mời - Xác định xem báo giới có cần phải kiểm tra giấy tờ hay khơng điều có nghĩa số phóng viên định có giấy mời - Đáp ứng nhu cầu phương tiện kỹ thuật cho báo giới bố trí chiếu sáng, nguồn điện đặc biệt, phiên dịch, thiết bị nghe có nhiều đầu đảm bảo chắn thiết bị cần dùng hoạt động tốt - Phân công cán trông nom hậu cần cho họp Do đó, vào ngày họp báo, người phải có mặt địa điểm từ sớm phải sẵn sàng giải vấn đề khơng lường trước, ví dụ tiếng ồn bên ngoài, thời tiết xấu họp báo trời… (Mẫu thư mời họp báo gửi phóng viên vui lịng xem phần phụ lục) 1.4 Chuẩn bị tƣ liệu họp báo Tư liệu họp báo cần phải chuẩn bị thật khoa học, rõ ràng để khách mời theo dõi nội dung họp dễ dàng, tra cứu thông tin đến chủ đề họp báo, bao gồm: kế hoạch họp báo (nội dung kèm thời gian), lý lịch trích ngang nhân vật nhân vật có phát biểu, hình ảnh, biểu đồ, bào phát biểu soạn trước nhân vật Thi thoảng tài liệu phát theo phần buổi họp báo để tráng tình trạng giới phóng viên đến nhận hết tài liệu cần có để ln đơn giản họ hồn tồn tác nghiệp, viết với thơng tin tài liệu Nhóm Trang 13 1.5 Thảo luận với MC ngƣời diễn thuyết Một hai ngày trước buổi họp báo, bạn cần gặp gỡ trước với nhân vật có nói quan trọng trước báo giới, lãnh đạo bạn Lý nhà tổ chức buổi họp báo cần phải xem trước nội dung phát ngơn Bạn cần góp ý với nói để nội dung nói khơng xa trọng tâm chủ đề buổi họp Hướng dẫn nhân vật cách trả lời câu hỏi khó khăn báo giới họ trình bày phát biểu mình, làm thể để tháo gỡ vấn đề gây tranh cãi MC buổi họp báo phải thoả mãn tiêu chí: giới thiệu nói rành mạch, rõ ràng, phát âm tốt để người nghe MC không cần không nên nhắc lại tổng hợp lại quan điểm người phát biểu phần tổng hợp bị sai, gây nhiễu thơng tin họp MC làm giảm khơng khí căng thẳng họp báo nụ cười, tác phong nhẹ nhàng, lịch Nhưng cử vui nhộn, hài hước MC không nên diễn trước mặt báo giới 1.6 Diễn tập Họp báo kiện quan trọng để bạn nâng cao hình ảnh cơng ty mắt báo giới, bạn cần phải chuẩn bị kỹ lưỡng tất khâu Diễn tập lúc bạn phát hiện, dự phịng bất ổn xảy buổi họp báo Chẳng hạn MC làm yêu cầu giới thiệu chưa, hệ thống âm hoạt động có tốt khơng, ánh sáng có q chói mắt người dự phóng viên khơng, thứ lên hình đạt yêu cầu chưa, thời gian phát tài liệu cho khách tham dự có chiếm nhiều hay không? Tổ chức diễn thử họp báo trước ngày họp báo thức Đề nghị nhân viên văn phịng báo chí đóng giả phóng viên để hỏi câu hỏi Việc cho phép người phát biểu văn phịng báo chí biết sơ hở trả lời Nhóm Trang 14 Buổi họp báo bắt đầu Mọi thành viên ban tổ chức phải có mặt đồng hồ trước buổi họp báo bắt đầu Một lần nữa, bạn phải kiểm tra hệ thống kỹ thuật, chỗ đứng tác nghiệp, khâu đón tiếp, dẫn chỗ ngồi, chỗ tác nghiệp cho phóng viên Buổi họp báo phải bắt đầu giờ, có người tham dự Để tránh tình trạng người đến tham dự khơng giờ, phía tổ chức họp báo gọi điện thoại cho khách mời khoảng 30 phút đến tiếng trước buổi họp báo diễn Hãy vận dụng tình bạn phịng bị sẵn khâu diễn tập để ứng phó cho buổi họp báo Bạn cần lịch nhắc nhở phóng viên đề nghị nêu câu hỏi chưa đến thời gian cho phần hỏi đáp Khi nhiều phóng viên đặt nhiều câu hỏi dồn dập, để tránh lộn xộn, bạn cần xếp thứ tự phù hợp: chẳng hạn phóng viên tác nghiệp theo danh tính tên quan, theo vị trí chỗ ngồi… Nên có bảng đăng ký phóng viên khách mời để bạn biết có mặt Ngay từ đầu họp, cho phóng viên biết diễn giả có thời gian, chuẩn bị tinh thần cắt bớt câu hỏi, chuẩn bị trước tình cho chủ tọa MC diễn tập Đảm bảo họp báo phát biểu ngắn gọn, trả lời trọng tâm Dành thời gian cho câu hỏi Ghi âm lại tất lời đối thoại, phát biểu để lưu trữ Giải đáp câu hỏi chưa trả lời Nếu ngừơi phát biểu chưa trả lời ngay, nên thú nhận chưa trả lời nhớ thực lời hứa trả lời vào cuối ngày Nhóm Trang 15 Sau họp báo Kết thúc buổi họp báo, bạn dành cho giới truyền thông lời cảm ơn chân thành nhất, đồng thời bày tỏ mong muốn tiếp tục đón tiếp họ lần họp báo Bên cạnh, sau họp báo nên có người phận PR tiếp khách mời, phóng viên trước họ Doanh nghiệp gởi thơng cáo báo chí đến phóng viên sau buổi họp Trong thơng cáo báo chí cách viết tam giác ngược, đưa thơng tin nóng lên đầu thơng cáo báo chí, thơng tin quan trọng để sau Vì phóng viên nhận thơng cáo báo chí từ doanh nghiệp họ xem phần đầu tiên, thấy tin khơng “nóng” họ khơng quan tâm (Mẫu thơng cáo báo chí số doanh nghiệp vui lòng xem phần phụ lục) VI Điều kiện tổ chức họp báo 1.Tổ chức, công dân muốn họp báo phải báo chước văn chậm hai mươi tư (24) tiếng đồng hồ trước họp báo cho quan quản lý Nhà nước báo chí: a) Tổ chức Trung ương thơng báo cho Bộ Văn hố – Thơng tin (Cục báo chí); b) Tổ chức công dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương thông báo cho UBND tỉnh thành phố trực thuộc Trung ương (Sở Văn hố – Thơng tin); Nội dung họp báo phải phù hợp với chức năng, nhiệm vụ mục đích tổ chức Việc họp báo tổ chức quan Quản lý Nhà nước báo chí đồng ý văn thời hạn chậm sáu (6) tiếng đồng hồ trước họp báo Bộ Văn hóa – Thơng tin, UBND tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương có quyền khơng chấp nhận đình họp báo thấy có dấu hiệu vi phạm pháp luật Cơ quan, tổ chức, đoàn đại biểu, cá nhân người nước Việt Nam muốn họp báo phải tuân theo quy định hoạt động báo chí nước ngồi Việt Nam Nhóm Trang 16 Thủ tục Trình tự thực CHO PHÉP HỌP BÁO Bước 1: Tổ chức, công dân thực TTHC cần chuẩn bị hồ sơ hợp lệ theo quy định Bước 2: Tổ chức, công dân nộp hồ sơ phận "một cửa" Sở Thông tin Truyền thơng Thái Bình Cán nhận hồ sơ kiểm tra tính hợp lệ hồ sơ: · Nếu hồ sơ hợp lệ vào sổ theo dõi, viết giấy hẹn thời gian trả kết quả; · Nếu hồ sơ chưa hợp lệ hướng dẫn cho tổ chức, cơng dân hoàn thiện bổ sung Bước 3: Tổ chức nhận kết theo giấy hẹn phận "một cửa" Sở Thơng tin Truyền thơng Thái Bình Cách thức thực Trực tiếp Thành phần hồ sơ Văn đề nghị tổ chức họp báo nêu rõ: tên tổ chức xin họp báo, mục đích, nội dung, thời gian, địa điểm, tên người chủ trì họp báo, thành phần họp báo; Danh sách quan báo chí mời tham dự; Trường hợp có hai quan đồng tổ chức kèm theo hợp đồng văn thoả thuận hai bên; Bản có hiệu lực pháp lý: Giấy phép đầu tư, Giấy phép kinh doanh đơn vị xin phép họp báo (nếu tổ chức kinh tế); Chương trình họp báo; Nếu họp báo giới thiệu sản phẩm phải có có hiệu lực pháp lý giấy tờ chứng minh: chất lượng sản phẩm nguồn gốc hợp pháp theo quy định pháp luật; Văn quan Nhà nước có thẩm quyền cho phép tổ chức kiện (hội chợ, triển lãm… ) trường hợp họp báo để giới thiệu nội dung Đối với việc tổ chức họp báo cơng dân có quy định riêng Nhóm Trang 17 Số lượng hồ sơ (bộ) 01 Thời hạn giải 01 ngày làm việc Đối tượng thực Tổ chức, cá nhân Cơ quan thực TTHC a Cơ quan có thẩm quyền định: Sở Thơng tin Truyền thơng; b Cơ quan người có thẩm quyền uỷ quyền phân cấp thực hiện: Không; c Cơ quan trực tiếp thực TTHC: Sở Thông tin Truyền thông; d Cơ quan phối hợp: Không Kết thực TTHC Văn trả lời Lệ phí Khơng Tên mẫu đơn, mẫu tờ khai Không Yêu cầu thực TTHC Việc họp báo tổ chức quan quản lý Nhà nước báo chí đồng ý văn thời hạn chậm làm việc trước họp báo; Căn pháp lý TTHC - LuậtBáo chí, ngày 28/12/1989; - Luật Sửa đổi, bổ sung số điều Luật Báo chí ngày 12/06/1999; - Nghị định số 51/2002/NĐ-CP ngày 26/4/2002 Chính phủ Quy định chi tiết thi hành Luật Báo chí, Luật sửa đổi, bổ sung số điều Luật Báo chí; - Cơng văn số: 1569/BTTTT-VP ngày 29/5/2009 Bộ Thông tin Truyền thông việc hồn chỉnh danh mục thủ tục hành chính; - Quyết định số 2190/QĐ-UBND ngày 08/8/2008 UBND tỉnh Thái Bình chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn tổ chức, máy Sở Thông tin Truyền thông Nhóm Trang 18 VII Các Biện Pháp Phịng Ngừa Rủi Ro Xảy Ra Trong Họp Báo Cũng chương trình nào, họp báo chương trình thiết kế mục tiêu, kế hoạch bàn bạc phương án dự phịng, đồng thời khơng thể thiếu buổi chạy thử chương trình để chương trình thức diễn tốt đạt mục tiêu đề ra.Tuy nhiên, hay xảy điều không mong muốn mà nhà tổ chức gặp phải, việc xử lý tình thước đo cho chuyên nghiệp thực doanh nghiệp giải pháp xoay chuyển tình khơng mong muốn theo hướng có lợi cho doanh nghiệp hay khơng yếu tố quan trọng định tính thành cơng buổi họp báo Ở đây, nhóm xin đề xuất số giải pháp cho tình sau : “Những vị khách khơng mời mà đến”: Đón khách: Kiểm tra danh sách khách mời, khơng tìm thấy thông tin khách mời, lịch thông báo với khách biết xin danh thiếp, điền thông tin khách vào danh sách Cảm ơn quan tâm khách đến buổi họp báo vui vẻ chào đón khách mời đến với buổi họp báo Đƣa khách vào chỗ ngồi : Lịch thơng báo lý khách quan nên khơng thể bố trí chỗ ngồi tốt cho khách đưa khách vào vị trí không ảnh hưởng đến chuẩn mực cần thiết chương trình, thật nắm bắt thơng tin khơng hay cách xác (khách đối tác tin cậy đối thủ cạnh tranh…), nên bố trí chỗ ngồi cho hạn chế nhiều can thiệp khơng thiện chí khách đến chương trình Ngồi ra, phía doanh nghiệp cho người tiếp phóng viên cần thiết Trong suốt thời gian diễn chƣơng trình : Ở phần có tham gia tương tác với khách mời, vị khách khơng mời thật có ứng xử can thiệp khơng thiện chí, điều rõ ràng tùy thuộc vào linh hoạt MC chủ tọa Trường hợp xấu xảy hành động quấy rối thực hành động lời lẽ thiếu tế nhị, bảo vệ mời cưỡng chế khỏi buổi họp báo để buổi họp báo diễn Nhóm Trang 19 tiếp tục, MC xin lỗi khách mời cịn lại cố không mong muốn xảy tiếp tục chương trình Sau chƣơng trình : Nếu có hoa q tặng cho khách mời, nên giao cho nhân viên mua thêm thời gian chương trình chạy (nếu phần q tặng chuẩn bị dự phịng khơng đủ) Nếu cần kiểm tra lại thông tin trao đổi với khách mời trực tiếp, qua email để đánh giá hiệu chương trình khơng bỏ qua vị khách Trong trường hợp khách không mời nhân vật có tầm ảnh hưởng lớn ( tiếng, có sức ảnh hưởng tầm quốc gia,… không hiểu lý không mời đến), tiếp tân nên nhờ lãnh đạo doanh nghiệp đón tiếp Điều liên quan trực tiếp đến việc đào tạo đội ngũ tiếp tân doanh nghiệp Phóng viên quan trọng khơng đến tham dự buổi họp báo Thơng thường tình xảy ra.Vì trước buổi họp báo diễn hai ngày, bạn gọi điện nhắc nhở khách mời đến tham dự đồng thời kiểm tra xem khơng đến họp báo.Nhưng khơng có tuyệt đối họ đồng ý với bạn chắn tham gia Trong tình đó, ta nên tìm hiểu xem nguyên phóng viên khơng đến tham dự? Vì lý chủ quan hay khách quan, lý khách quan bạn gửi nhanh chóng thơng tin buổi họp báo đến họ, cử nhân viên đến gặp gỡ phóng viên nhằm cung cấp giải đáp vấn đề mà họ chưa hiểu rõ Nhóm Trang 20 Những cố khác Yếu tố kĩ thuật Để việc diễn sn sẻ, thành cơng dự định phải kiểm tra trước vận hành buổi diễn tập thử lúc trước buổi họp báo diễn Xem xét trang thiết bị có đầy đủ chưa? Có hoạt động hay khơng? Và vấn đề quan trọng mà bạn cần quan tâm “dự phòng” Bạn nghĩ rơi vào trường hợp này, chuẩn bị thuyết trình máy tính khơng khởi động hay máy chiếu gặp vấn đề Thật vấn đề đau đầu phải không? Nhưng khắc phục dễ dàng bạn “dự phịng”.Hãy lưu nội dung bạn trình bày nhiều nơi ngồi laptop để gặp cố có mà thay Chính để buổi họp báo thành công tốt đep bạn ý đến nhiều thứ, kể nhỏ Yếu tố ngoại cảnh Gỉa sử công ty bạn tổ chức họp báo ngồi trời khơng may hôm diễn họp báo trời tự nhiên đổ mưa ? Cách giải bạn nào? Tất nhiên khơng thể hủy họp báo Đối với cố bạn phải nhớ xem dự báo thời tiết xem hôm diễn họp báo có gặp vấn đề khơng để phịng ngừa cách tốt ln trang bị vật dụng cần thiết cho tình xấu Nhóm Trang 21 ... Nhóm i HỌP BÁO I Họp báo gì? Họp báo họp với nhà báo mời số khách mời có liên quan? ?ến để cơng bố, tun bố điều quan trọng tổ chúc hay danh nghiệp, nhằm mục đích thơng tin họp sược đưa đến công chúng, ... phần hồ sơ Văn đề nghị tổ chức họp báo nêu rõ: tên tổ chức xin họp báo, mục đích, nội dung, thời gian, địa điểm, tên người chủ trì họp báo, thành phần họp báo; Danh sách quan báo chí mời tham dự;... tin); Nội dung họp báo phải phù hợp với chức năng, nhiệm vụ mục đích tổ chức Việc họp báo tổ chức quan Quản lý Nhà nước báo chí đồng ý văn thời hạn chậm sáu (6) tiếng đồng hồ trước họp báo Bộ Văn